Адреса электронной почты

Правила адресации электронной корреспонденции.

Типичное явление, когда при назначении адресов электронной почты указываются имя и фамилия адресата. Например, наиболее частое правило: первая буква имени, точка, фамилия, все буквы в транслитерации.

Для предприятий и организаций это не целесообразным - запомнить на слух очень трудно, при изменении сотрудника необходимо выполнить много работы по созданию нового адреса, настройке и переноса данных. Более правильным является назначение адресов по должностным и функциональным обязанностям. Во-первых, при изменении работника, это позволяет предоставить новому сотруднику полную информацию о линии е-мейл коммуникации его должности. Во-вторых, при изменении должности необходимо только внести изменения в подпись, все связи будут сохранены и переданы новому сотруднику.

Короткие, простые и привязаны к должности е-мейл адреса очень удобны в ситуации, когда вашему сотруднику должны отправить письмо и ему нужно сообщить свою служебную адрес электронной почты, продиктовав по телефону. А если сотруднику приходится диктовать свой адрес раз десять в день? А если это служба поддержки, маркетинг или секретариат? Адреса могут быть должностными и групповыми. Короткие имена предоставляются сотрудникам, отделам и рабочим группам.

Как выбирать короткое имя? Короткое имя для е-мейл адреса должно формироваться по утвержденным корпоративным правилам. Ни в коем случае его не должен выдумывать пользователь. Как имя может использоваться номер пропуска в том случае, если пропускная система предприятия связана с должности. Кроме того, удобно использовать внутренний номер телефона.

Общие адреса для отдела или функционала: [email protected] - адрес для приема коммерческих предложений. Ее легко продиктовать, запомнить, обрабатывать и фильтровать спам. Также можно использовать имена отделов - [email protected].

Служебные общепринятые имена

• info @ - отдел маркетинга, в котором можно узнать краткую информацию об организации, продукцию и услуги.
• marketing @ - отдел маркетинга и взаимодействия с продажами.
• sales @ - отдел продаж, заказ продукции и информация о заказе.
• support @ - отдел клиентской поддержки, вопросы по продуктам или услугах.
• admin @ - программисты, системные администраторы.
• user @ - пользователь, потребитель.
• mail @ - общая почта для входящих писем.
• blog @ - интернет-журнал событий, интернет-дневник, онлайн-дневник.
• office @ - приемная директор секретарь.
• job @ / resume @ / hr @ - для приема резюме и общения с кандидатами на работу
• spam @ - для жалоб на спам.
• billing @ - для биллинга.
• account @ - для бухгалтерии и поддержки аккаунтов.
• postmaster @ - SMTP.
• hostmaster @ - DNS.
• usenet @ - NNTP.
• news @ - NNTP.
• webmaster @ -HTTP.
• www @ - HTTP.
• uucp @ - UUCP.
• ftp @ - FTP.

noreply @ - пример очень плохого адреса. Такой адрес электронной почты проявляет наплевательское отношение к получателю письма - «мы прокукарекали, а там хоть рассвет не наступает». Отправляете письмо - будьте готовы получить входной письмо с вопросом, предложением или замечанием.

Формирование имени по определенной схеме

Например, адрес почты [email protected], в котором:

• P - префикс компании или подразделения.
• NN - номера или названия отделов.
• DD - номер почтового ящика (код должности) в отделе.

В итоге получится [email protected]. Почтовый адрес, сложившуюся по такой схеме, уже можно легко продиктовать и правильно записать. Кроме этого, можно автоматизировать создание такого адреса при заполнении карточки сотрудника в программе «1С: Предприятие» .
На время замещения или отпуска сотрудника, необходимо дать доступ к получению писем с его рабочей почтового ящика. Можно делегировать доступ к почтовому ящику без возможности отправки писем от его имени. Все письма должны отправляться от имени заместителя.

задать вопрос

Похожие